机要文件管理程序
学校办公室负责上级领导部门下发的中央、市委文件和资料的收发、传阅、管理、清销工作。管理工作程序如下：
一、收文
1.收到文件首先检查文件袋有无破损，发现问题及时查明原因。
2.收文及时拆封、清点、查对，避免号码和份数出现差错。
3.各种文件、资料要分别登记、编号，绝密件要在收文本上注明。
4.收到的文件、资料都要加盖党委办公室收文专用章，填好收文日期和文件编号。
二、发文
下发文件要认真填写发文本，按文件顺序号逐项进行登记，各单位的机要人员定期来取文件(一般一周取一次)。文件专人专取，一般不许别人代领。取文件时要逐件签字，复核，双方确认无误后才能领走文件。
三、送阅文
1.省、军级文件直接送校党委书记阅示。
2.其他送给领导阅读的文件，要附上文件处理单，先呈学校办主任阅批；领导阅后退回时，对文件要逐一进行核对。
3.领导对所送文件如有批示，要及时送往或通知有关部门或干部阅读文件及批示。
4.为加强文件的管理，以防泄密、丢失，要求传阅过程中文件不得抽离文件夹。
四、借文
1.建立借用文件登记本。
2.借出文件要写清时间、文件名称、文件编号及份数。
3.双方核对清楚，借用人签名后，方可拿走文件。
4.还文时，经核对无误后，方可注销。
5.借阅机密级以上文件需经党委书记批准，并不准带出机要室。
五、文件的清销
1.文件收回前，打印好清单，通知各单位按清单的要求将文件清点好交到机要室。
2.文件收齐后，按市委办公厅要求进行分类、清点整理。
3.填好市委下发的《文件清退表》，将《文件清退表》和必交的文件按时上交市委办公厅机要处，清退表以外的文件、资料需登记存档。允许留存的文件，留存在机要室保存。并备有文件目录以供借阅时查阅。
4.清销的机要文件、内部资料，送市国家保密局指定的造纸厂监销。
六、文件发放及阅读范围
1.省、军级文件，供校党委常委阅读。
2.地、师级文件，有关领导阅读。
3.县、团级文件及其他有关内部资料：下发各院党委、党总支、直属支部。
七、文件的复制
一般或秘密级文件复制须经学校办主任批准，机密级以上或省、军级文件复制须经党委书记批准，复制后的文件按正式文件管理。
